COMUNICACIÓN ASCENDENTE

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. Es el flujo de comunicación hacia arriba que surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Es muy importante puesto que permite:

Una correcta comunicación que enfatiza la necesidad de recibir informaciones altamente precisas, no premia la retroalimentación positiva, simplemente crea una dinámica que permite el ascenso tanto de comunicaciones positivas como negativas, que se aproximen al máximo a la realidad de la organización en cualquiera de sus áreas, departamentos o lugares de trabajo.

Objetivos de la comunicación ascendente

El objetivo fundamental de la comunicación ascendente es favorecer el diálogo social en la empresa o institución para que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos corporativos, que afloren energías y potencialidades ocultas y lograr el máximo aprovechamiento de las ideas así como favorecer el auto análisis, la reflexión y estimular el consenso.

¿Para qué sirve la comunicación ascendente?

La comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de retroalimentación, cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar que se codifique y decodifique correctamente la información. Es decir, proporciona a los directivos el feedback adecuado acerca de asuntos y problemas actuales de la organización, necesarios a la hora de tomar decisiones para dirigir con eficacia.

Medios de la comunicación ascendente

• Las redes sociales
• Reuniones o juntas periódicas
• Entrevistas personalizadas
• Círculos de calidad      
• Las notas de obligadas respuesta
• Teléfonos de servicios
• Correo electrónico
• Buzón de sugerencias
• Encuestas
• Sistema de sugerencias (cartas al director, etc.). 

Propongo ahora las herramientas que a mi parecer son más necesarias y eficaces para la comunicación ascendente en una empresa, pues el personal realiza de manera correcta sus objetivos sin distracciones. Estas son:

El correo electrónico:

El correo electrónico es la modalidad comunicativa más dinámica de la red. Es una de las mejores herramientas para la comunicación ascendente en una organización, pues tiene como objetivo transmitir mensajes de manera inmediata, es una de las aplicaciones de la tecnología informática que sirve para transferir mensajes entre usuarios, favorecer la comprensión de la información antes enviada a los empleados, que esclarece los malos entendidos de las responsabilidades, de situaciones no previstas, etc., es decir, es una herramienta operativa Institucional eficaz.

La información debe ser clara, concisa y rápida, debe estar redactada de forma sencilla, breve, no tan formal como los mensajes de los directivos, pero si deforma personal en segunda persona del plural (usted). Se debe utilizar letras mayúsculas y minúsculas, no debe haber párrafo de más de quince líneas y no debe dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje, ya que muchas veces la costumbre de las personas es eliminar los correos que traen datos adjuntos, por ello es mejor un mensaje sencillo. Se debe gestionar el uso de la información de manera correcta para evitar un empacho de información.

Sin embargo a veces el mensaje que envía el emisor, en este caso los directivos o altos mandos no siempre llega al receptor. Ya que existe un hecho que expresa las ambigüedades de la comunicación y las posibilidades de una mala interpretación. Por eso la empresa antes debe capacitar a sus trabajadores para que mantengan el mismo código y de esta forma la comunicación y retroalimentación sea más eficaz. 

Las redes sociales:

 Las redes sociales como Twitter, Myspace y Facebook, son herramientas importantes para una organización, pues son formas de interacción social, que permiten el intercambio dinámico entre las personas que laboran en la empresa y los directivos de la misma; así como también sirven para poder identificar las necesidades y problemáticas que se originan, y organizar entonces los conflictos para potenciar un equilibrio en la empresa.

Son estrategias, sistemas que todo el tiempo están en constante construcción de información, cuya forma narrativa es informal y bastante breve a partir de la mensajería instantánea, como los mensajes cortos en el caso de Twitter que permite sólo 140 caracteres.

Las ventajas de la tecnología en este tipo de comunicación electrónica y ascendente son muchas e impresionantes. Dentro de esta empres, las ventajas de este tipo de herramientas  comprenden  la distribución de más información, la velocidad y eficiencia de la entrega de mensajes. Sin embargo, las desventajas están en la dificultad para resolver problemas complejos, que requieren interacción mas amplia, cara a cara y la incapacidad para captar claves sutiles, no verbales o de inflexión acerca de lo que el comunicados está pensando o transmitiendo.

En lo personal considero que este tipo de mensajería instantánea es una de las mejores estrategias laboral por ende un buen desempeño.

Buzón de sugerencias:

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuentes.

No obstante sus obvios beneficios, los buzones de sugerencia en las 

organizaciones suelen presentar dificultades en su implementación, obstrucciones en los procesos de comunicación y limitar de esta manera sus beneficios.

Las organizaciones deben diseñar sus canales de sugerencia de manera particular coordinando esta herramienta a la cultura organizacional y a las necesidades de las personas. El diseño del buzón de sugerencias debe contemplar: el objetivo a alcanzar, el formato a utilizar, los espacios físicos donde va a estar ubicado, la manera en que Vamos a procesar   las respuestas

Esta etapa también debe contemplar una instancia de información hacia los usuarios sobre el cómo, quien cuando, donde y para que del nuevo canal.

No debemos olvidar que el buzón de sugerencias es un canal de comunicación, por tal tiene un emisor y un receptor que cambian sus roles alternativamente. Las respuestas que se den y que no se den a las sugerencias de los empleados van a ir marcando la permanecer del canal.

La respuesta a las sugerencias debe revestir de inmediatez, indicando los datos necesarios sobre su aplicación o no y agradeciendo el interés en la mejora. Los comentarios de los empleados no deben quedar encapsulados en un área específica, como es frecuente, sino que deben involucrarse y comprometerse a las jefaturas directas en todos y cada uno de los departamentos o áreas de la organización.

La Organización debe encontrar un método para agilizar la escucha de las respuestas y para convertirlas en acciones.

Reuniones o juntas periódicas:

Una de las estrategias más importante y conveniente para las empresas son las juntas o reuniones periódicas, pues aquí se facilita todo tipo de comunicación, tanto la descendente, la ascendente como la comunicación horizontal. 

En estas juntas se definen todos los aspectos importantes del desempeño laboral: responsabilidades, requerimientos de imagen, estructura y tratamiento de la información, proyectos, etc. Pero también se tiene la oportunidad de que los trabajadores expresen su inconformidad o su acuerdo con su sentir en el trabajo, sus responsabilidades, el descontento con sus compañeros de trabajo etc.

Son juntas que duran aproximadamente una o dos horas. No son muy frecuentes debido al tiempo de los directivos, pero se dan cada mes o 2 meses en la empresa, pues llevan el ritmo de la empresa en cuanto a los proyectos o evaluaciones. La información es tanto formal como informal, expresarla cara a cara es un proceso reflexivo y organizador de esas interacciones e intercambios lo cual favorece una retroalimentación y un entendimiento eficaz.

Creo que todas estas herramientas son estrategias, procedimientos que no solo sirven para expresar quejas, sino para tener un mejor desempeño en la empresa y mejorar las relaciones de trabajo y así el ambiente laboral.