COMUNICACIÓN DESCENDENTE

COMUNICACIÓN DESCENDENTE 

Las herramientas y estrategias que utiliza mi empresa que monitoreo, es decir, la estación radiofónica Digital 99.3 para informar a sus empleados sobre eventos, noticias, cambios en la producción, horarios, fechas de producción, etc. así como informarles también cuáles son sus objetivos, actividades y funciones, se da a través de diversos medios como el manual de fundamentos de la empresa correos electrónicos, capacitación, juntas   de pre-producción, redes sociales como el Facebook y el Twitter.

Para que los empleados conozcan sus responsabilidades en la empresa se les proporciona el manual de fundamentos y de funciones. En este ellos pueden conocer la estructura orgánica de la institución, la misión, la visión, la historia, los perfiles de los directivos, el credo, las tradiciones de la empresa, la identidad gráfica, las normas de conducta, la política editorial y el lema.

Me parece una buena herramienta pues de esta manera los directivos dan a conocer de manera clara y concisa la filosofía de la empresa. Es importante, ya que sirve para integrar a los trabajadores, tener una idea clara de cómo resolver problemas, conocer la identidad de la empresa, favorecer la buena comunicación y tener el conocimiento de las funciones.

El correo electrónico es muy común se usa con mucha frecuencia para informar de eventos, espectáculos, noticias, pero también para dar a conocer a los empleados sobre nuevos cambios en la producción.

La información es clara, concisa y rápida. La redacción es muy formal y personal pues es redactada por los directivos. El mensaje tiene criterios establecidos: identificación de la entidad (la empresa y el directivo), el asunto que comprende todo el contenido, es decir, el cuerpo del mensaje, y la firma de quien lo envía. Es muy breve, se utilizan letras mayúsculas y minúsculas, párrafo de no más de quince líneas.

Por otro lado considero que otra herramienta favorable para dar a conocer información ya sea sobre la empresa o sus eventos puede ser por medio de mensajes a los teléfonos celulares vía bluetooth.  La información se ha de distribuir siguiendo dos criterios:

Contextualizar al usuario antes de ofrecer información específica. Suele ser bueno anticipar información clave sobre el contenido de los mensajes para facilitar su comprensión.

Colocar primero la información más relevante. Como los mensajes se leen de forma secuencial, de arriba a abajo, el contenido más importante debe situarse lo más arriba posible, para que pueda ser leído rápidamente al abrir el mensaje.

El mensaje debe ser muy corto y claro, no es aconsejable usar un identificador muy largo porque esto haría desplazar el resto del contenido del mensaje hacia abajo. Lo mejor es que no ocupe más espacio que la primera línea del mensaje.

Por otra parte la herramienta y estrategia principal de la empresa para que sus trabajadores estén informados es la junta de pre-producción. Me parece el medio más conveniente y eficaz, pues de esta forma no solo se da la comunicación descendente, también aplican la comunicación ascendente y la comunicación horizontal, creando una retroalimentación. Se aclaran dudas y se tiene una mejor producción.

En cuanto a las redes sociales que utiliza la empresa como el blog, el Facebook, twitter y el MySpace son otras alternativas de comunicación tanto descendente como ascendente.

La información es muy breve, clara. Concisa e impersonal, la pueden leer tanto los trabajadores de la empresa como el público de la estación.

La información es publicada por los locutores y los comentarios son por parte de la audiencia, de esta forma se da una especie de charla, de retroalimentación entre los locutores y el público. La información se publica muy frecuentemente, cada dos días o tres, dependiendo los eventos o noticias del espectáculo que vayan surgiendo.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. Es el flujo de comunicación hacia arriba que surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Es muy importante puesto que permite:

Una correcta comunicación que enfatiza la necesidad de recibir informaciones altamente precisas, no premia la retroalimentación positiva, simplemente crea una dinámica que permite el ascenso tanto de comunicaciones positivas como negativas, que se aproximen al máximo a la realidad de la organización en cualquiera de sus áreas, departamentos o lugares de trabajo.

Objetivos de la comunicación ascendente

El objetivo fundamental de la comunicación ascendente es favorecer el diálogo social en la empresa o institución para que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos corporativos, que afloren energías y potencialidades ocultas y lograr el máximo aprovechamiento de las ideas así como favorecer el auto análisis, la reflexión y estimular el consenso.

¿Para qué sirve la comunicación ascendente?

La comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de retroalimentación, cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar que se codifique y decodifique correctamente la información. Es decir, proporciona a los directivos el feedback adecuado acerca de asuntos y problemas actuales de la organización, necesarios a la hora de tomar decisiones para dirigir con eficacia.

Medios de la comunicación ascendente

• Las redes sociales
• Reuniones o juntas periódicas
• Entrevistas personalizadas
• Círculos de calidad      
• Las notas de obligadas respuesta
• Teléfonos de servicios
• Correo electrónico
• Buzón de sugerencias
• Encuestas
• Sistema de sugerencias (cartas al director, etc.). 

Propongo ahora las herramientas que a mi parecer son más necesarias y eficaces para la comunicación ascendente en una empresa, pues el personal realiza de manera correcta sus objetivos sin distracciones. Estas son:

El correo electrónico:

El correo electrónico es la modalidad comunicativa más dinámica de la red. Es una de las mejores herramientas para la comunicación ascendente en una organización, pues tiene como objetivo transmitir mensajes de manera inmediata, es una de las aplicaciones de la tecnología informática que sirve para transferir mensajes entre usuarios, favorecer la comprensión de la información antes enviada a los empleados, que esclarece los malos entendidos de las responsabilidades, de situaciones no previstas, etc., es decir, es una herramienta operativa Institucional eficaz.

La información debe ser clara, concisa y rápida, debe estar redactada de forma sencilla, breve, no tan formal como los mensajes de los directivos, pero si deforma personal en segunda persona del plural (usted). Se debe utilizar letras mayúsculas y minúsculas, no debe haber párrafo de más de quince líneas y no debe dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje, ya que muchas veces la costumbre de las personas es eliminar los correos que traen datos adjuntos, por ello es mejor un mensaje sencillo. Se debe gestionar el uso de la información de manera correcta para evitar un empacho de información.

Sin embargo a veces el mensaje que envía el emisor, en este caso los directivos o altos mandos no siempre llega al receptor. Ya que existe un hecho que expresa las ambigüedades de la comunicación y las posibilidades de una mala interpretación. Por eso la empresa antes debe capacitar a sus trabajadores para que mantengan el mismo código y de esta forma la comunicación y retroalimentación sea más eficaz. 

Las redes sociales:

 Las redes sociales como Twitter, Myspace y Facebook, son herramientas importantes para una organización, pues son formas de interacción social, que permiten el intercambio dinámico entre las personas que laboran en la empresa y los directivos de la misma; así como también sirven para poder identificar las necesidades y problemáticas que se originan, y organizar entonces los conflictos para potenciar un equilibrio en la empresa.

Son estrategias, sistemas que todo el tiempo están en constante construcción de información, cuya forma narrativa es informal y bastante breve a partir de la mensajería instantánea, como los mensajes cortos en el caso de Twitter que permite sólo 140 caracteres.

Las ventajas de la tecnología en este tipo de comunicación electrónica y ascendente son muchas e impresionantes. Dentro de esta empres, las ventajas de este tipo de herramientas  comprenden  la distribución de más información, la velocidad y eficiencia de la entrega de mensajes. Sin embargo, las desventajas están en la dificultad para resolver problemas complejos, que requieren interacción mas amplia, cara a cara y la incapacidad para captar claves sutiles, no verbales o de inflexión acerca de lo que el comunicados está pensando o transmitiendo.

En lo personal considero que este tipo de mensajería instantánea es una de las mejores estrategias laboral por ende un buen desempeño.

Buzón de sugerencias:

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuentes.

No obstante sus obvios beneficios, los buzones de sugerencia en las 

organizaciones suelen presentar dificultades en su implementación, obstrucciones en los procesos de comunicación y limitar de esta manera sus beneficios.

Las organizaciones deben diseñar sus canales de sugerencia de manera particular coordinando esta herramienta a la cultura organizacional y a las necesidades de las personas. El diseño del buzón de sugerencias debe contemplar: el objetivo a alcanzar, el formato a utilizar, los espacios físicos donde va a estar ubicado, la manera en que Vamos a procesar   las respuestas

Esta etapa también debe contemplar una instancia de información hacia los usuarios sobre el cómo, quien cuando, donde y para que del nuevo canal.

No debemos olvidar que el buzón de sugerencias es un canal de comunicación, por tal tiene un emisor y un receptor que cambian sus roles alternativamente. Las respuestas que se den y que no se den a las sugerencias de los empleados van a ir marcando la permanecer del canal.

La respuesta a las sugerencias debe revestir de inmediatez, indicando los datos necesarios sobre su aplicación o no y agradeciendo el interés en la mejora. Los comentarios de los empleados no deben quedar encapsulados en un área específica, como es frecuente, sino que deben involucrarse y comprometerse a las jefaturas directas en todos y cada uno de los departamentos o áreas de la organización.

La Organización debe encontrar un método para agilizar la escucha de las respuestas y para convertirlas en acciones.

Reuniones o juntas periódicas:

Una de las estrategias más importante y conveniente para las empresas son las juntas o reuniones periódicas, pues aquí se facilita todo tipo de comunicación, tanto la descendente, la ascendente como la comunicación horizontal. 

En estas juntas se definen todos los aspectos importantes del desempeño laboral: responsabilidades, requerimientos de imagen, estructura y tratamiento de la información, proyectos, etc. Pero también se tiene la oportunidad de que los trabajadores expresen su inconformidad o su acuerdo con su sentir en el trabajo, sus responsabilidades, el descontento con sus compañeros de trabajo etc.

Son juntas que duran aproximadamente una o dos horas. No son muy frecuentes debido al tiempo de los directivos, pero se dan cada mes o 2 meses en la empresa, pues llevan el ritmo de la empresa en cuanto a los proyectos o evaluaciones. La información es tanto formal como informal, expresarla cara a cara es un proceso reflexivo y organizador de esas interacciones e intercambios lo cual favorece una retroalimentación y un entendimiento eficaz.

Creo que todas estas herramientas son estrategias, procedimientos que no solo sirven para expresar quejas, sino para tener un mejor desempeño en la empresa y mejorar las relaciones de trabajo y así el ambiente laboral.

COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN INTERNA 


La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.

Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.

Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que le empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía para conseguir retener el talento.

Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización, y esto solo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos.

Debemos recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. El feedback es fundamental en este tipo de comunicación. Y decimos esto porque todavía existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor.

La pregunta es ahora inevitable, ¿cómo podemos implementar con éxito una política de comunicación interna? Sin restar protagonismo a lo que en el tiempo supuso y puede suponer en la actualidad el tablón de anuncios, las circulares, las jornadas de puertas abiertas, las reuniones informativas, etc., hemos considerado oportuno hacer especial hincapié en una serie de herramientas que bien utilizadas, mejor dicho, que realizadas de forma profesional, nos pueden otorgar una gran ventaja competitiva:

·      Manuales corporativos. El manual del vendedor y el welcome pack se convierten en dos herramientas fundamentales dentro de la comunicación interna, ya que, a pesar de que apenas son conocidas, aportan una gran operatividad y permiten que el trabajador empiece a ser eficiente, eficaz y rentable desde el primer día de su incorporación.

·   Convenciones anuales. Siguen siendo una herramienta estratégica de comunicación, principalmente en los equipos de venta.

·   Revista interna o news. Constituye uno de los instrumentos más utilizados al reunir información general sobre la empresa. Es un medio dinámico y abierto a la opinión y colaboración de los empleados. Bien elaborado, goza de gran fiabilidad y permite al personal estar al día de las últimas novedades acontecidas en la organización.

.Nuevas tecnologías. La videoconferencia o la intranet se están convirtiendo en unas de las herramientas más utilizadas hoy en día dentro de la comunicación empresarial, por su inmediatez e interactividad. Permite potenciar el sentimiento corporativo y motivar a los empleados.

Aun así, y pese a su importancia, la comunicación interna sigue siendo uno de los grandes retos de la pyme en el siglo XXI. Y es que si no sabemos cuidar a nuestro cliente interno, difícilmente podremos dar respuestas satisfactorias a los clientes externos. Por tanto, no empecemos a construir la casa por el tejado y hagamos que la comunicación interna deje de ser la asignatura pendiente de nuestra empresa, ya que constituye una herramienta clave para alcanzar los objetivos estratégicos. Además, ayuda a crear cultura de empresa, contribuye a evitar el rumor, propiciando un clima de confianza y motivación, y hace que la empresa sea más competitiva y rentable.

 Breve checklist de comunicación interna

A continuación exponemos una serie de reflexiones para conocer el nivel de comunicación interna existente en una empresa:

·         Qué herramientas de comunicación interna se están utilizando, en qué porcentaje. Valoración que tiene este departamento de cada una de ellas (siendo 1 muy bajo y 5 muy alto): 

• o    Intranet.
• o    Revista digital.
• o    Reuniones aleatorias.
• o    Manual de bienvenida.
• o    Revista interna impresa.
• o    Jornadas de puertas abiertas.
• o    Convención anual.
• o    Tablón de anuncios.
• o    Teléfono de información.
• o    Reuniones con la dirección.
• o    Buzón de sugerencias.
• o    Etcétera.   

 DAFO (SOWT) completo realizado de la comunicación interna existente en la compañía.

 ¿Existe una política de marketing interno en la empresa?

·         ¿Qué valor se le da en la empresa al rumor frente a la información oficial de la empresa? ¿Existe el rumor?

·         En la elaboración de la comunicación externa, ¿se ha pensado en el cliente interno y la cultura corporativa?

·         Contenidos que se piensa que debe tener el portal del empleado.

·         ¿Existe gestión interna de la marca?

·         ¿Se ha hecho outdoor training? ¿Cuántos y con qué frecuencia?

·         ¿Existe una definición clara de la política a seguir en la comunicación interna?

·         Personas que integran el área de comunicación interna.

·     ¿Existe un plan de comunicación interna? En caso negativo, ¿cuándo se tiene previsto realizarlo?

·         ¿Qué actitudes son las más valoradas en los mandos intermedios de su organización?

·         El sentido de pertenencia de los empleados a la empresa es…

·         ¿Qué se debería mejorar en la política de comunicación interna?

·         El reto de los mandos intermedios para mejorar la comunicación está en: 

 Procesos y contenidos.

o    Habilidades.

·         ¿Los empleados tienen conocimiento de los objetivos de la empresa?

·         ¿Se conocen en profundidad los cambios organizativos de la compañía?

·         ¿Se suelen comunicar los motivos de la rotación del personal?

·         ¿Todos los departamentos actúan igual y al unísono en política de comunicación interna?

·         ¿Qué duración suelen tener las reuniones de trabajo?

·         Los resultados con éxito, ¿cómo se comunican?

·         ¿Existen planes de carrera y/o desarrollo profesional?

·         ¿Cómo se informa del futuro y tendencias del mercado a los empleados?

·         ¿Existen los diferentes manuales de procesos de trabajo?

·         Nivel del predominio en la cultura corporativa del «nosotros» frente al «yo».

·         Breve informe de cómo nos gustaría ver el departamento de comunicación interna dentro de un año.

Sin embargo, dar respuesta a todos estos interrogantes no es tarea sencilla. Se vuelve imprescindible conocer la realidad del sistema de comunicación, analizando la causa de sus posibles problemas. Para ello se realiza la denominada auditoría de comunicación interna (ACI). Este instrumento garantiza que la comunicación interna aporta un valor añadido. Permite conocer las debilidades y fortalezas del sistema de comunicación de la organización y constituye el paso obligado para la realización de un plan estratégico consistente.

Soluciones de la auditoria de comunicación interna

La correcta aplicación de la auditoria de comunicación interna permite corregir las disfunciones en el aspecto comunicativo y las causas que las generan, así como el rol pasivo de la comunicación interna como simple función suministradora de información, mejorando su aportación a los objetivos finales de la empresa.

No se limita a diagnosticar y medir los resultados, sino que cumple además una función de asesoramiento a los responsables de la función de comunicación, indicando el camino a seguir, opinando argumental mente sobre el porqué de los problemas en materia de comunicación, sobre cómo deben realizarse las acciones y elaborarse los planes, y cuál es la estrategia correcta a seguir.

Es decir, marca las líneas para establecer el plan estratégico de comunicación interna que sistematice las comunicaciones de la compañía, optimice los canales y establezca las pautas para que cada integrante de la organización sepa qué comunicar, a quién y por qué medios.

·         La auditoría de comunicación interna detecta: 

La calidad de los contenidos de los canales de comunicación y su eficacia.

o    La adecuación de las herramientas de comunicación interna a la estrategia de negocio de la organización.

o    Las necesidades de información en los distintos niveles de la organización, en cuanto a su calidad y volumen.

o    La satisfacción de los empleados y calidad del clima laboral.

o    La percepción que tiene de la organización el público interno y los estados de opinión sobre temas fundamentales.

o    Los diferentes públicos que intervienen como actores en el flujo de comunicación interna.

·         Sirve: 

o    Para darnos una radiografía de cómo se está comunicando y acerca de cómo se debe comunicar.

o    Para revisar las prácticas de comunicación interna, comprobando cómo están funcionando esas políticas en los colaboradores.

o    Para detectar necesidades informativas y problemas de comunicación de los colaboradores.

o    Para reducir costes y proponer procedimientos más eficientes, haciendo posible corregir desviaciones observadas.

o    Para movilizar a directivos, líderes y mandos (emisores y receptores de información) a fin de que sus mensajes sean mejores y hagan posible una comunicación óptima y rentable.

o    Si la auditoría se ha realizado anteriormente, para comparar los resultados obtenidos con los de otras auditorías.

Beneficios

• Reduce la conflictividad y mejora el clima laboral.
• Es decisiva para optimizar los procesos internos ya que satisface las necesidades propias de la empresa y contribuye a alcanzar los objetivos finales de la misma.
•   Ayuda a la empresa a difundir su política y su propia identidad y encauza el flujo de información, en especial sobre temas fundamentales.
•  Es una vía para que las personas, mediante la transparencia en el conocimiento de los temas que les afectan, se sientan más involucradas en sus actuaciones cada día y así aumentar su motivación personal.
•  Incrementa la satisfacción de los empleados y su grado de compromiso e implicación con la dirección de la organización.
•   Ayuda a la organización a lograr sus metas globales, ya que transmite con velocidad y claridad tanto la política empresarial como los cambios acontecidas en la misma.
•   Mejora la comunicación entre los departamentos, empleados, etc., tan habitual en las organizaciones modernas marcadas por la descentralización territorial y de funciones.
• Tiene un carácter dinámico, por lo que se va adaptando a medida que lo hace la organización, es flexible y maximiza el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno.
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